Dienstag, 23. August 2016

Erfahrungen bei der Einführung der mobilen Zeiterfassung 123erfasst

Innerhalb nur eines halben Jahres stellte die Norder Tell Bau GmbH auf die digitale Zeiterfassung mit 123erfasst.de um. Ein Erfahrungsbericht.


1946 im ostfriesischen Norden als Pflasterunternehmen gegründet, beschäftigt die Tell Bau GmbH heute rund 250 Mitarbeiter an vier verschiedenen Standorten und bietet ein breites Angebotsspektrum: Tell Bau ist im Straßenbau tätig, setzt Projekte im Tief- und Hochbau um und konstruiert Sportanlagen und Küstenschutzlösungen. Einer der Gründe für diese Entwicklung: Die kontinuierliche Bereitschaft zur Innovation. Und das bedeutet auch die fortwährende Optimierung der internen Arbeitsabläufe. Nachdem die Tell Bau GmbH in den letzten Jahren bereits das gesamte Rechnungswesen digitalisiert hatte, war eine digitale Zeiterfassungslösung der logische nächste Schritt: „Zum Zeitalter der Smartphones gehört einfach auch eine zeitgemäße, mobile Zeiterfassung“, sagt Marco Schoolmann, Controller und Einkäufer bei der Tell Bau GmbH und Hauptverantwortlicher für die Umstellung auf die mobile Zeiterfassungslösung.

Ende Juli 2015 entschied sich die Tell Bau GmbH für das mobile Zeiterfassungssystem 123erfasst.de. Angesichts des breiten Funktionsspektrums der Software entschloss sich die Tell Bau GmbH, sich zunächst auf die Zeiterfassung, das Gerätemanagement und die Fotodokumentation zu konzentrieren. Bis zum Jahresende erfolgte die Erfassung der Zeiten parallel, also sowohl über die Software als auch weiterhin konventionell auf Papier – wobei letztere bis Ende 2015 die Datengrundlage für die Buchhaltung geblieben ist. Mögliche Schwierigkeiten bei der Umstellung konnten so frühzeitig erkannt und durch Nachschulungen und Vor-Ort-Gespräche direkt behoben werden. Nachdem Stichproben in der Testphase bereits gezeigt hatten, dass 123erfasst.de reibungslos mit der im Büro genutzten BRZ-Software zusammenarbeitet, erfolgte mit Beginn des neuen Jahres die endgültige Umstellung: Seit dem 1.1.2016 gehört die Zeiterfassung per Papier bei Tell Bau endgültig der Vergangenheit an.
Marco Schoolmann

Und so lief die Umstellung ab: Ursprünglich war geplant, 123erfasst.de von nur zwei bis drei Kolonnen testen zu lassen. Aber bereits nach einem Monat wagte das Unternehmen die Generalprobe und erweiterte den Test auf alle vier Standorte und alle rund 200 gewerblichen Mitarbeiter. „Das einfache Handling der App hat uns diese Entscheidung leicht gemacht“, so Schoolmann. „Aber eine so zügige und umfassende Umstellung war dennoch eine Energieleistung, keine Frage.“ Neunzig einsatzbereite Smartphones wurden an die Mitarbeiter verteilt, so dass zu jeder Kolonne immer mindestens ein Erfasser gehört, der die Daten für sich und seine Mitarbeiter gebündelt erfasst. 15 Minuten Aufmerksamkeit erfordert die App am Tag, dann sind Zeiten, Geräte- und Wetterdaten erfasst und – wenn nötig – Fotos der Baustelle dokumentiert.

Der Bau des neuen Fähranlegers Norderney wird dokumentiert mit 123erfasst.
Den jüngeren Mitarbeitern fiel der Umgang mit Smartphone und App dabei naturgemäß leichter. „Erzählen Sie mal einem 62-jährigen Polier, der seine Arbeitszeit seit über 40 Jahren auf Papier erfasst, dass er das alles auf einmal per Smartphone zu erledigen habe“, beschreibt Schoolmann anfängliche Schwierigkeiten bei der Umstellung. Mittlerweile hat sich 123erfasst.de aber fest im Arbeitsalltag etabliert: Die Mitarbeiter schätzen die Möglichkeit, Probleme auf der Baustelle über die Fotodokumentation unmittelbar mit Bauleiter und Bauherrn abstimmen zu können, das Bautagebuch nicht mehr aufzuschreiben, sondern einzusprechen und direkte Einsicht in die eigenen Daten zu haben.

Und auch die Bedenken mancher Mitarbeiter angesichts der GPS-Ortung konnte Schoolmann seinen Mitarbeitern nehmen: Die App ortet nur dann, wenn Daten übertragen werden. „Eine Komplettüberwachung unserer Mitarbeiter wollen wir nicht. Grundlage unserer Zusammenarbeit bleibt das Vertrauen. Die digitale Zeiterfassung dient uns vor allem als Arbeitserleichterung.“

Gerade einmal sechs Monate hat die Umstellung auf das neue Zeiterfassungssystem benötigt – eine für ein Unternehmen dieser Größe beeindruckende Zeit, die selbst Marco Schoolmann überrascht hat: „Ich habe wirklich gedacht, dass eine enorme Zeit ins Land gehen müsste, bis die neuen Mechanismen greifen. Dass eine App, die so viel kann, so leicht zu bedienen ist, damit habe ich nicht gerechnet.“

Montag, 11. Juli 2016

Bauprojekte mit Bereitstellungsgeräten besser kalkulieren und steuern

Für die Bewertung und Nachkalkulation eines Bau-Projektes gehört neben den Personalstunden und dem eingesetzten Material natürlich auch der Einsatz von Geräten. Dazu unterscheidet man grundsätzlich in Leistungsgeräte und Bereitstellungsgeräte.

Ein Bagger ist sowohl Bereitstellungs- als auch Leistungsgerät in einer Baustellen-Kalkulation.
Bereitstellungsgeräte können z.B. Kräne, Bagger oder Container sein. Diese verursachen kalkulatorisch auf dem Projekt Kosten sobald sich diese auf der Baustelle befinden. Bei 123erfasst gibt es dazu eine Melde-Funktion in der mobilen App. Der verantwortliche Polier oder Projektleiter kann den Status des Gerätes über die "Anmeldung" oder "Freimeldung" des Gerätes erfassen und so eine kalkulatorische Be- oder Entlastung des Projektes veranlassen. Darüberhinaus erhält der Anwender auch einen Überblick, auf welcher Baustelle sich gerade welches Gerät befindet.

Im Gegensatz dazu belasten Leistungsgeräte eine Baustelle nur dann kalkulatorisch, wenn sie für das Projekt eingesetzt werden. Dazu kann die Verwendung dieser Geräte über die App von 123erfasst protokolliert werden. Dabei ist es auch möglich Verbräuche oder Zählerstände mit abzufragen, um diese dann statistisch und kalkulatorisch auszuwerten.

Und auch für Bereitstellungsgeräte können diese konkreten Einsätze als Leistung noch einmal zusätzlich zur Bereitstellung erfasst werden.

Viele Geräte ähneln sich oder es befindet sich einfach eine schier riesige Anzahl von Geräten auf einer Baustelle - da können Auswahllisten in einer Software mühsam werden und begünstigen zudem auch fehlerhafte Erfassungen. Hier bietet 123erfasst eine sichere und schnelle Erfassungsmethode. Neben den üblichen Methoden wie Volltextsuche oder Auswahllisten können Geräte in 123erfasst auch per QR-Code gekennzeichnet werden. Dieser wird einfach über die Mobil-App von 123erfasst mittels der Handy-Kamera oder die des Tablets eingescannt und somit ist die eindeutige, sichere Zuordnung gewährleistet. Besonders angenehm ist, dass der QR-Code in verschiedenen Größen direkt aus 123erfasst heraus generiert und gedruckt werden kann.

Die Funktionen zu den Bereitstellungsgeräten ergeben somit insbesondere folgenden Nutzen:

  • ich weiß, wo sich die Geräte aktuell befinden
  • für das Controlling / die Nachkalkulation sehe ich stets aktuell, was mein Projekt wie belastet
  • dadurch werden meine Projektleiter motiviert, die Dauer der Bereitstellung von Geräten zu minimieren bzw. zu optimieren

Mittwoch, 24. Februar 2016

123erfasst ist stolz auf seine Kunden

Willi Müller präsentiert 123erfasst Zeiterfassung für FliesenfachbetriebeWilli Müller (65) ist Fliesenleger und Betriebswirt des Handwerks - 1975 gründete er mit der Willi Müller GmbH seinen Handwerksbetrieb für Fliesen und Natursteine in Waiblingen-Bittenfeld. Heute arbeiten neben seiner Frau und seinem Sohn etwa 20 Kollegen mit in dem Unternehmen - bei den „Leuten vom Fach“, wie sie sich selber nennen. Letztes Jahr führte Willi 123erfasst äußerst erfolgreich in seinem Unternehmen ein und der Unternehmer ist total begeistert von den Möglichkeiten und Vereinfachungen durch die Software.

Willi ist seit jeher sehr engagiert in Verbänden, der Innung und deren Ausschüssen. Als Willi hörte, dass bei der nächsten „Innovationstagung Ausbau Fliesen“ in Filderstadt 123erfasst einen Fachvortrag zum digitalen Stundenzettel auf der Baustelle und den Dokumentationsmöglichkeiten halten würde, bot er sich umgehend an, dieses Vortrag durch einen Live-Anwender-Bericht auf der großen Bühne zu ergänzen.

123erfasst Kunden sind begeistert vom digitalen Stundenzettel und der Baustellen DokumentationFür uns ist das eine der schönsten Formen der Bestätigung unseres Tuns, wenn unsere Kunden begeistert Ihren Kollegen von 123erfasst erzählen.


So sind wir nicht nur sehr stolz auf unsere Software und unsere Mitarbeiter, sondern auch ganz besonders auf unsere Kunden - wie heißt es doch so schön!? 

„Jeder erhält die Kunden, die er verdient.“ 


In diesem Sinne, Euch noch einen schönen Tag!

mehr zur Willi Müller GmbH / Waiblingen-Bittenfeld finden Sie auf: www.die-leute-vom-fach.de

Freitag, 19. Februar 2016

Experte für Digitalisierung von Bauprozessen

Jürgen Bruns ist Bauunternehmer und Chef bei 123erfasst. Und Jürgen ist mittlerweile ein gefragter Gast-Redner auf vielen Tagungen und Konferenzen in ganz Deutschland zum Thema "Digitalisierung auf der Baustelle" - als Praktiker und Macher zeigt Jürgen anhand 123erfasst 
  • wie schnell und einfach der Stundenzettel durch das Handy ersetzt werden kann
  • wie die Abstimmung zwischen Büro und Baustelle mittels der Dokumentationsfunktionen vereinfacht und verschnellert werden können
  • wie die Lohnabrechnung mittels des genialen 123-Regelwerkes nahezu automatisch vorbereitet werden kann.
Nahezu wöchentlich ist Jürgen mittlerweile Gast auf einer Veranstaltung, wie z.B. auch heute bei der "Innovationstagung Ausbau Fliesen" des Ladesinnungsverbandes Fliesen Baden Württemberg mit über 150 teilnehmenden Fliesen-Fachbetrieben.

  

Montag, 2. November 2015

123erfasst ist offizieller DATEV-Software-Partner

Das mobile Zeiterfassungssystem 123erfasst ist offizieller DATEV-Software-Partner. Für Bauunternehmer und Steuerberater zahlt sich die Kooperation unmittelbar aus: Baulohnabrechnungen lassen sich jetzt noch schneller und genauer erstellen.


Die DATEV eG zählt zu den führenden IT-Dienstleistern für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte und deren Mandanten. Die Lösungen des Nürnberger IT-Dienstleisters erfüllen höchste Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit, beinhalten stets den aktuellen Rechtsstand und unterstützen die effiziente Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberater: Monatlich werden über elf Millionen Lohn-, Baulohn- und Gehaltsabrechnungen mit DATEV-Software erstellt.
Zufriedene Gesichter - Petra Sklarz - Partnerbetreuerin der DATEV eg - und Jürgen Bruns - Geschäftsführer der 123erfasst.de GmbH
Zufriedene Gesichter - Petra Sklarz - Partnerbetreuerin der DATEV eg - und Jürgen Bruns - Geschäftsführer der 123erfasst.de GmbH - nach der Vertragsunterzeichnung.
Der neue DATEV-Software-Partner 123erfasst.de bietet mit seiner genau auf die Bedürfnisse der Baubranche zugeschnittenen Zeiterfassungslösung die ideale Erweiterung für Baubetriebe und Handwerker: Die mit 123erfasst.de direkt auf der Baustelle erstellten digitalen Stundenzettel können unmittelbar an die Buchhaltung weitergegeben und dort mit der DATEV-Software weiterverarbeitet werden. Dadurch werden Fehler bei der Weitergabe der Daten vermieden und der zeitliche und organisatorische Aufwand der Baulohnabrechnung erheblich verringert. Damit zahlt sich die so optimierte Lohnabrechnung für Bauunternehmer und deren Steuerberater unmittelbar aus.

Als offizieller DATEV-Software-Partner hat 123erfasst.de einen definierten Auswahlprozess durchlaufen: In Frage kommen nur Lösungen, die optimal auf die DATEV-Programme abgestimmt sind, deren Angebot sinnvoll ergänzen und deren Anbieter über eine professionelle Vertriebsstruktur verfügen und professionellen Service für ihre Anwender leisten.

Mittwoch, 15. Juli 2015

Zeiterfassung kombiniert mit Fahrzeugortung für Bauunternehmen

Neue Technologiepartnerschaft zwischen 123erfasst.de und Phonetracker

Bei zahlreichen Unternehmen der Baubranche hat das Fuhrparkmanagement einen wesentlichen Anteil an der optimalen und wirtschaftlichen Gestaltung des täglichen Geschäfts. Durch die neue Technologiepartnerschaft zwischen dem mobilen Zeiterfassungssystem 123erfasst.de und der Ortungssoftware Phonetracker können Nutzer ihr Fuhrparkmanagement auf einfache Art und Weise optimieren und sparen so Zeit und Geld.  

Mobile Zeiterfassung für Außendienstler und auf Baustellen funktioniert heute dank Smartphones und entsprechender Apps wie 123erfasst.de einfacher denn je. 123erfasst.de ermittelt per Handy nicht nur die persönliche Arbeitszeit oder die einer  ganzen Kolonne, sondern unterstützt auch die Standorterkennung per GPS. „Damit wird sichergestellt, dass die Arbeitskräfte auch tatsächlich vor Ort tätig bzw. unterwegs zur Baustelle sind“, erläutert Jürgen Bruns, Geschäftsführer  von 123erfasst.de. Neu ist nun, dass 123erfasst.de um eine Schnittstelle zum Phonetracker Location Center, mit über 900 verkauften Lizenzen eine der beliebtesten kommerziellen Software-Lösungen zur Ortung von GPS Trackern zahlreicher Hersteller,  erweitert wurde. „Da sämtliche Daten wie Zeit, Standort und Geräteeinsatz in Echtzeit per Funk direkt in die Buchhaltung übertragen werden, ergeben sich durch die Zusammenarbeit mit Phonetracker deutliche Vorteile beim Fuhrparkmanagement“, sagt Jürgen Bruns. Hinzu kommt, dass der Kunde nur die Übertragungskosten des Handynetzbetreibers trägt, während ein Großteil der Anbieter von Ortungslösungen monatliche Gebühren verlangt. Dies bedeutet nicht nur langfristig eine spürbare Kostenersparnis; auch der Amortisationszeitpunkt stellt sich deutlich früher ein.


„Wir haben uns entschlossen, unsere Mitarbeiter mit dem Abrechnungssystem von 123erfasst.de und unsere fünfzig Fahrzeuge mit der Ortungslösung von Phonetracker auszustatten, da uns die Kombination beider Systeme einen bisher unerreichten Vorteilsmix beschert“, sagt Martin Plannerer, Geschäftsführer des Abbruch-Unternehmens Plannerer GmbH.  Da der Verwaltungsaufwand erheblich reduziert wurde, könne nun viel Zeit bei der Erfassung und Verarbeitung des gesamten Arbeitsalltags auf der Baustelle gespart werden, so Plannerer. „Außerdem liefert uns das System wertvolle statistische Informationen, die uns helfen, unsere Arbeitsabläufe zu optimieren.Und Jürgen Bruns ergänzt: „Selbst in Zeiten von Tablet, PC und Laptop geben immer noch Mitarbeiter handschriftliche Aufzeichnungen über ihre Arbeitszeiten und Tätigkeiten ab. Diese Zeiten sind mit 123erfasst.de jetzt endgültig vorbei!“

Mittwoch, 3. Juni 2015

Zeiterfassung beim Straßenbau

Das Fach-Magazin KBD - Kommunaler Beschaffungs-Dienst - berichtet in der Ausgabe 5 / 2015 wie die Firma KEMNA BAU Andreae GmbH & Co. KG das Produkt 123erfasst zur konzernweiten Zeiterfassung erfolgreich eingeführt hat.

Welche Schwierigkeiten und welche Vorteile sich bei diesem Projekt ergeben haben lesen Sie in dem PDF-Auszug.